Este es un programa, que viene incluido con el sistema operativo, muy utilizado por las personas. Su función principal es la de crear, o modificar/editar archivos de texto. También es muy utilizado para la creación de textos que serán subidos a la Web.
Los tipos de formatos que crea y/o reconoce son, .txt; .rtf; .doc y .htm.
Este programa nos brinda algunas herramientas, que las podemos clasificar en dos categorías:
- Edición del documento, como el nombre lo indica Word nos brinda, por ejemplo formatos del documento, para así poder modificar y darle forma a nuestro texto; los formatos de documento se clasifican en:
Pagina, modifican aspectos de las páginas propiamente dichas (encabezado y pie de página, márgenes, orientación, tamaño, etc.), ingresamos desde archivo/configurar página, menú formato y menú ver;
Párrafo, modifican aspectos de los párrafos (sangría, espaciado, saltos de páginas, letra capital líneas, etc.)Ingresamos desde menú formato/párrafo y algunos los tenemos en el menú formato;
Caracteres, modifican al texto en si, palabras (tamaño de letra, tipo, estilos, efectos, etc.) están en el menú formato;
Gráficos (imágenes, auto formas, etc.), podemos cambiarle el tamaño, contraste, ajuste al texto, borde, etc.), se encuentran en las barras de dibujo y de imagen.
- Optimización del documento, facilitan la utilización del programa, algunas de ellas son:
Buscar y remplazar, la herramienta buscar, nos sirve para localizar expresiones especificas (palabras, formatos, caracteres) y remplazar, nos sirve para sustituir expresiones específicas por otras. Algunas de las utilidades son: sustituir alguna palabra por otra ya sea por algún sinónimo, error ortográfico, etc., cuando el texto es extenso encontrar una determinada palabra, cambiar el formato, etc.
También, esta herramienta nos brinda algunas opciones de búsqueda,
• Coincidir mayúsculas y minúsculas: si activamos esta opción, nos buscara/remplazará palabras escritas tal cual este;
• Solo palabras completas: si la activamos nos buscará/remplazará la palabra completa, es decir, por ejemplo si ponemos la palabra LA, nos buscará todos los “la” del documento y no, las otras palabras que contengan esos caracteres;
• Comodín: nos busca/remplaza grupos de palabras con características en común;
• Todas las formas de la palabra: nos busca/remplaza palabras que sean parecidas, por ejemplo: Linda, lindita, lindo, lindos, lindura, etc.
• Suena como…, nos sirve para buscar/remplazar textos en otros idiomas, por ejemplo, “rid”(nos buscará) read;
• Formatos: nos busca/remplaza expresiones con un tipo de formato específico.
Tablas, esta herramienta nos sirve para organizar la información en filas y columnas;
mejorando el diseño del documento y facilitando la distribución de textos y gráficos en sus casillas.Algunas de las propiedades de las tablas son, la estructura de la misma (ancho, alto, combinar-dividir, etc.), bordes y sombreados, orden de los datos, aplicación de gráficos, alineación de datos y tabla y dirección.
Combinar correspondencia, nos sirve para incluir datos que se encuentran en un documento a otro, obteniendo copias del original, pero, con datos específicos en cada uno.
Algunas aplicaciones para utilizar esta herramienta son por ejemplo, para realizar una, mensajes de correos electrónicos, etiquetas, sobres, lista de direcciones, etc. Todos estos siempre y cuando tenga varios destinatarios con algún datos distinto en cada uno, porque sino no es inútil.Los Procedimientos o pasos básicos para seguir son:
1. crear el documento principal, que será el texto fijo para todos las copias;
2. crear el documento de origen, compuesto por la tabla con los datos de los destinatarios, esta no debe contener celdas combinadas;
Importante: realizar todos los cambios que queramos antes de la combinación, ya que sino, causaran problemas luego.
3. Desde el documento principal, crearemos la combinación, primero abrir la herramienta desde herramientas/cartas y correspondencias/combinar correspondencia, de allí nos abrirá un asistente:
- primero hay que seleccionar el tipo de documento que nosotros estemos trabajando, en el caso de que sea (una invitación, factura, felicitaciones) activar la variable donde dice cartas.
- Después, como nosotros ya creamos en el paso 1 el documento principal, seleccionaremos esa opción;
- Allí examinar y buscar el documento de origen, aceptado la opción “utiliza lista ya existente”
- Luego, insertaremos los campos variables, cambiándole el formato si es necesario. Los campos variables se aplican ubicando el cursor al frente de donde queramos que se ubique un determinado campo, hacer clic en mas elementos, y luego en el campo;
- Apretar siguiente, y podremos tener una vista previa a las combinaciones;
- luego, en el siguiente paso, seleccionar la opción editar cartas individuales y generalmente es conveniente seleccionar la opción todos, guardando después el documento con toda las combinaciones.
Así obtendremos las copias con datos específicos del documento de origen.
